Журнал учета ключей от электроустановок – это специализированный документ, необходимый для контроля и регулирования перемещения ключей от электрических установок между работниками предприятия. Ключевой задачей ведения и заполнения журнала является отслеживание того, кому и зачем выдавались ключи. Таким образом, организациям удается свести количество несчастных случаев к минимальным показателям. Также степень халатного отношения сотрудников к своей работе снижается.
Обложка подобного документа должна включать в себя:
- Дату начала ведения журнала;
- Дату окончания ведения журнала;
- Наименование фирмы, организации, предприятия.
Каждая страница документа должна содержать в себе определенный номер. На последней странице журнала располагается печать предприятия и подпись ответственного лица, подтверждающая аккуратность и грамотность ведения книги. Также все журналы обладают порядковыми номерами, находящими подтверждение своего учета в делопроизводстве.
За журнал учета выдачи и возврата ключей и его аккуратное заполнение несет ответственность назначенный руководством сотрудник, в обязанности которого входит отслеживание перемещения ключей от электроустановок. Важно заполнять каждую графу и страницу журнала одним и тем же цветом чернил. Сами страницы документа представлены в виде таблицы, в которой включены такие сведения:
- Внесение номера записи;
- Время и день выдачи ключей от электроустановок;
- Точное название электроустановки;
- Номер самих ключей;
- ФИО и подпись человека, взявшего ключи от электроустановки;
- Цели, с которыми сотруднику выданы ключи;
- Время и день получения ключей обратно;
- Подпись ответственного лица, принявшего ключи обратно.
После того, как журнал учета выдачи и возврата ключей электроустановок полностью заполнен и окончен, ответственный сотрудник передает его руководству или должностному лицу. Срок действия подобного документа составляет сорок пять лет. Такие журналы необходимы любым предприятиям, где присутствуют электрические установки, независимо от типа деятельности и отрасли. Журналы могут быть представлены, как в бумажном, так и в электронном формате.
Нормы и стандарты заполнения документа предъявляются российским законодательством и соответствующими органами. Ответственность за выполнение всех требований несет ответственное лицо, назначенное сотрудником, следящим за передачей и отдачей ключей от электроустановок на предприятии. Каждый ключ имеет свой порядковый номер и хранится в специальном ящике. Также присутствуют и запасные комплекты, которые могут понадобиться в случае утерю ключей. Возвращать ключи сотрудники должны в тот же день, в который брали их для определенных целей.
Журнал на бумажном носителе должен быть прошнурован и закреплен печатью. Также существует и электронный документ. В таком случае журнал учета выдачи ключей от электроустановок скачать можно со специализированных сайтов и интернет страниц. Они представлены в программах Excel или Word. Здесь содержатся те же графы, столбцы и строки, что и в случае бумажного носителя. Однако запись ведется на специальных компьютерах. После окончания ведения подобный документ также должен предоставляться в требуемые органы и руководству предприятия.
После окончания журнала выдачи ключей от электроустановок следует заводить новый документ. Его заполнение аналогично предыдущей книге. Ответственность за достоверность данных и аккуратное заполнение документа несет назначенное руководством лицо. Именно этот сотрудник заведует и распоряжается выдачей и возвратом ключей от электрического оборудования.